Te veel informatie? Zo kun je email, whatsapp en social media organiseren

Digitale media zijn bedoeld om ons beter te laten communiceren. Maar ik merkte dat ik met de komst van whatsapp, social media en een enorme hoeveelheid email communicatie juist minder goed goed ging communiceren. Tijd dus email, whatsapp en social media beter te organiseren. 

Zakelijke email gaat nog wel, maar juist privé ontstaat er snel chaos. Voor je het weet verdwaal je in een woud van email-nieuwsbrieven, whatsappgroepen en Facebook updates, terwijl je vergeet om belangrijke en leuke mails te beantwoorden. Ik ging dus op zoek naar een oplossing om email, whatsapp en social media te organiseren.

Keuzes maken

Allereerst besloot ik keuzes te maken: welke informatie wil ik op welke manier ontvangen en wat wil ik eigenlijk helemaal niet ontvangen? Sommige berichten zag ik langskomen via email, Facebook en RSS, dat is niet handig. Hoe je dat indeelt is natuurlijk persoonlijk, iedereen zal daarin zijn eigen keuzes maken.

Ik maakte een onderscheid tussen verschillende soorten informatie: communicatie met vrienden en familie, formele communicatie, reclame en voorlichting, nieuws en info om te volgen en informatie om te bewaren. Al deze informatie stromen deelde ik vervolgens weer in twee categorieën in: individuele en groepsinformatie en (semi) openbare informatie.

Bij alle categorieën bedacht ik of en hoe ik informatie wil ontvangen. Ik probeer daarin kritisch te zijn en me af te vragen wat ik echt ga lezen. Zodat ik niet altijd een berg ongelezen emails heb staan.

Communicatie met vrienden en familie

Wat mij betreft is email vooral voor communicatie met vrienden en familie. Door allerlei andere email sterk te verminderen is het veel makkelijker om privé emails te kunnen bijhouden.

Voor snelle communicatie gebruik ik whatsapp veel, om foto’s te sturen, afspraken te maken met vrienden(groepen). Wist je dat je een whatsapp bericht ongelezen kunt maken, zodat je weet dat je iemand nog antwoord moet geven? Als je de conversatie lang vasthoudt, dan opent een menu en kun je kiezen voor “markeren als ongelezen”.

Om informatie met een grote groep te delen zijn sociale media natuurlijk handig. Om je Facebook en Twitter overzichtelijk te houden moet je ook daar wel keuzes maken. Als je te veel organisaties volgt zie je de updates van vrienden nauwelijks meer.

Formele communicatie

Steeds meer formele communicatie gaat via email, je archief zit daarmee dus ook meteen in je email. In mijn email heb ik mappen gemaakt waarin ik deze mails netjes kan bewaren en terugvinden. Voor communicatie over de kinderen heb ik bijvoorbeeld aparte mappen gemaakt.

Reclame en voorlichting

Op zich vind ik email reclame van bedrijven helemaal niet erg, als ik het tenminste leuke bedrijven vindt. Maar de hoeveelheid is niet te behappen… Ooit dacht ik dat het handig was om allerlei reclame folders digitaal te ontvangen, maar nu stonden ze allemaal ongeopend in mijn mailbox. Dus heb ik me voor bijna alle reclame nieuwsbrieven afgemeld. Ok, die van de Hema wil ik niet missen en die van de drogist ook niet zolang we nog luiers nodig hebben, maar de meeste andere kan ik prima zonder. Als ik wil weten of iets in de aanbieding is kijk ik gewoon even in de online folder.

Gmail heeft tegenwoordig een aantal mappen waarin mails voorgeselecteerd worden: sociaal, reclame, updates en forums. Hierdoor wordt je primaire emailbox al een stuk minder vervuild. Op je telefoon kun je per map instellen of je popups wil hebben als er een nieuw bericht binnenkomt. Die popups gaan dus uit voor alle andere emailboxen dan de primaire!

Voor reclame op sociale media geldt hetzelfde: het is best leuk, maar gewoon te veel. Dus Ikea blijft, maar heel veel andere bedrijven volg ik niet meer.

Nieuws en info om te volgen

Je wil het nieuws bijhouden en allerlei leuke blogs volgen, maar hoe doe je dat? Een paar leuke maandelijkse nieuwsbrieven van blogs en websites in je email is misschien handig, maar iedere dag een nieuwsbrief van een krant vind ik niet zo praktisch.

Wil je op de hoogte blijven van het nieuws? Zet je favoriete nieuws app dan op het startscherm van je telefoon. Daarnaast kun je een nieuws app een pop up laten geven als er iets belangrijks gebeurt, dan ben je altijd op de hoogte van echt groot nieuws. Wil je een site dagelijks bijhouden die geen app heeft? Dan kun je die site vanuit je browser ook toevoegen aan je beginscherm.

Het is onbegonnen werk om iedere keer langs al je favoriete sites en blogs te gaan, zeker omdat de meeste niet dagelijks iets publiceren. Door ze in te laden in een reader voor RSS feeds kun je makkelijk even kijken wat er nieuw is op al jouw favoriete sites, je maakt daarmee een soort persoonlijk magazine met de artikelen van alle sites die je leuk vindt. Een fijn systeem vind ik Feedly, waarin je alle leuke sites stopt die je graag wil volgen. Als er nieuwe berichten op die sites verschijnen komen ze in je persoonlijke Feedly nieuwsoverzicht. Je kunt de sites indelen in verschillende mappen, waardoor je zowel zakelijke als privé sites kunt volgen en ze bovendien organiseren op onderwerp. Wat ik ook heel handig vind is dat je makkelijk berichten voor later bewaart. Er zijn apps voor Android en voor iPad en iPhone.

Veel sites en blogs die ik eerst via sociale media volgde, volg ik nu via Feedly. Daardoor zie ik op mijn Facebook hopelijk de updates van vrienden weer wat makkelijker. Als ik even rustig de tijd heb open ik Feedly en bekijk wat er voor leuke artikelen zijn verschenen.

Informatie om te bewaren 

Hoe bewaar je al die leuke en nuttige informatie die je de hele dag tegenkomt?

Alles wat je wil onthouden kun je in een digitaal notitieboek noteren, zodat je je lijstjes altijd bij de hand hebt. Ik vind Evernote een fantastisch systeem voor notities. Je kunt je lijstjes ordenen in voor jou handige notitieboeken, zoals “kids”, “boodschappen”, “werk”, “crea” en “vakantie”, ik heb zelf zo’n tien notitieboeken. Evernote kun je op je computer gebruiken en er zijn apps voor iPhone en iPad en voor Android.

Een belangrijk onderdeel van mijn digitale notitieboek is mijn to do list. Vaak mail ik mezelf dingen die ik nog moet doen en je raadt al wat er met die mails gebeurt, niks dus. Vanaf nu zet ik alles wat ik moet doen op mijn to do list in Evernote.

Met een systeem voor digitale bookmarks kun je leuke artikelen bewaren om ze later te lezen. Daarvoor kun je bijvoorbeeld Pocket gebruiken, waarin je artikelen met tags op onderwerp kunt ordenen. Pocket heeft apps voor iPhone en iPad en voor Android.

Pinterest is een digitaal prikbord voor alle leuke ideeën die je tegenkomt. Je kunt foto’s, filmpjes en hele sites “pinnen”, oftewel bewaren. Je maakt zelf je prikborden (pinboards) aan, met onderwerpen die je handig vindt, bijvoorbeeld “kinderkleding DIY”, “kinderkamer”, “verjaardag”, “leuke plekken”, “knutselen”, etc. Als je dan later leuke knutsel ideeën zoekt, kijk je gewoon even in je Pinterest app. Die app is inmiddels erg gebruiksvriendelijk, je kunt makkelijk pinnen vanaf websites en de database van Pinterest heeft een goede zoekfunctie. Er zijn apps voor iPhone en iPad en voor Android. Op Pinterest kun je een deel van je borden openbaar maken en een deel privé maken of alleen delen met één of meer vrienden. Zo heb ik een paar prikborden waarop mijn vriend en ik ideeën voor ons huis verzamelen en met een vriendin deel ik ideeën voor cadeaus en kinderkleding.

En nu volhouden…

Goed, nu heb ik dus een systeem voor orde in mijn informatiechaos, maar de uitdaging is nu om het vol te houden. Zodat ik nooit meer vergeet om mails en whatsappjes te beantwoorden… Ik doe mijn best 😉

Voor deze blogpost om email, whatsapp en social media te organiseren werd ik geïnspireerd door dit artikel op Frankwatching en dit en dit artikel op Timemanagement.nl.